Assistente de Backoffice

Como Assistente de Backoffice na Carbigdata, sua missão será ser o ponto focal responsável por manter os documentos, notas fiscais, estoque e pagamentos em ordem, garantindo que a operação flua sem gargalos e que o financeiro tenha tudo o que precisa para funcionar. Seu papel é colocar ordem no operacional: organizar, conferir e destravar.

RESPONSABILIDADES E ATRIBUIÇÕES

• Triagem e conferência de faturamentos contra as ordens de serviço (OS) executadas, garantindo que o valor cobrado reflita a instalação efetivamente realizada;
• Identificação e tratamento de divergências entre o faturado e o executado, acionando as áreas responsáveis para correção.
• Apoio no recebimento e nos ajustes de Notas Fiscais de fornecedores, que frequentemente precisam ser refeitas (solicitação de correção e reemissão junto ao fornecedor);
• Conferência da conformidade fiscal e comercial da nota (dados cadastrais, valores, serviços/itens, vínculo com a OS ou pedido correspondente)
• Lançamento das Notas Fiscais no sistema interno, deixando o documento apto para que o financeiro execute o pagamento
• Emissão de Notas Fiscais de saída de equipamentos destinados aos projetos, com a correta identificação de destinatário, projeto e itens remetidos.
• Gestão de entradas e saídas de equipamentos (câmeras, modems, switches) e conciliação no sistema/planilha, evitando o "estoque fantasma" em campo;
• Controle da rastreabilidade dos equipamentos por projeto, conciliando o movimentado fisicamente com o registrado no sistema e com as notas de saída emitidas.
• Classificação e organização de todos os documentos por tipo (ex.: por projeto);
• Arquivamento e digitalização de evidências de manutenção (fotos de instalação, checklists) para prestação de conta.
• Interface com instaladores sobre pendências de pagamento;
• Suporte para destravar gargalos nos dados de mantenedores, garantindo 100% de conformidade para que o financeiro realize os pagamentos.

REQUISITOS E QUALIFICAÇÕES

•        Mínimo de 1 ano de experiência em recebimento de Notas Fiscais;

•        Experiência com recebimento de Boletos;

•        Experiência em controle de entradas de produtos em estoque;

•        Experiência em comunicação com fornecedores;

•        Capacidade de estruturar processos e manter documentação organizada;

•        Capacidade de traduzir demandas operacionais entre áreas;

•        Postura proativa: não apenas reporta que algo quebrou, mas já chega com uma sugestão de solução.

CONHECIMENTOS TÉCNICOS E SISTEMAS

•        Domínio em ferramentas de CRM e Workflow (Jira, Pipedrive, Trello, HubSpot);

•        Pacote Office avançado;

•        Controles financeiros básicos;

•        Experiência em ERP (TOTVS ou SAP).

FORMAÇÃO DE REFERÊNCIA

Processos Gerenciais, Gestão Empresarial ou Ciências Contábeis.

NOSSOS BENEFÍCIOS E INFORMAÇÕES

Vale Refeição/Alimentação;

Auxílio mobilidade;

Plano de Saúde;

Plano Odontológico;

TotalPass;

Day off no mês do aniversário;

Seguro de vida;

Se você gosta de organização, tem atenção aos detalhes e quer ajudar a manter a engrenagem financeira e operacional da Carbigdata girando redondo, essa vaga é pra você! 📊🚀

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